OA系統

OA系統暨（辦公自動化系統）是一種辦公自動化系統。辦公自動化是計算機網絡與現代辦公相結合的一種辦公方式。它可以實現辦公事務的自動化，提高個人或團體的辦公效率，為企業或部門的管理和決策提供科學依據。

辦公自動化最早是由美國通用汽車公司的D.S .哈德于1936年提出的。20世紀70年代，麻省理工學院教授M.C.Zisman對辦公自動化給出了一個相對完整的定義，即辦公自動化是將計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學應用于傳統的數據處理，這是很難處理的。20世紀80年代后，進入辦公自動化快速發展時期。計算機作為信息檢索和決策等高級管理工具在辦公室中得到廣泛應用，出現了由辦公設備、計算機和通信組成的計算機網絡系統。

在傳統的紙質辦公中，文件處理繁瑣，修改和傳輸效率低，容易導致信息漏洞和文件丟失，已不能滿足現代化管理的需要。辦公自動化系統以計算機為核心，采用現代辦公設備和通信技術，快速、全面地處理信息，實現企業內部員工之間的便捷共享和高效協作，提高整體效率。對于企業來說，引入辦公自動化系統可以有效提高管理水平。而且辦公自動化系統管理嚴格，只有通過身份驗證的工作人員才能登錄系統，以確保內部文件的安全性。

1936年，美國通用汽車公司的D.S .哈特首次提出了辦公自動化一詞。20世紀50年代，辦公自動化首次在美國出現。起初，它只有數據處理（EDP）的記賬功能。

20世紀60年代初，IBM生產了半自動打字機，拉開了辦公自動化的帷幕。這臺打字機具有編輯功能，是現代文字處理器的早期產品。不久之后，IBM使用了文字處理器，實現了起草、編輯、修改和打印文檔的工作。

20世紀70年代，麻省理工學院教授M.C. Zisman對辦公自動化給出了相對完整的定義:“辦公自動化是將計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學應用于大量結構未知的辦公事務的綜合技術，其中包括傳統數據處理中難以處理的非數字信息。”

20世紀80年代初，由于微電子技術的迅速發展及其與光學和機械技術的結合，產生了電子計算機、通信設備和各種辦公設備，為實現辦公自動化提供了物質可能。體積小、功能全、操作方便的微型計算機出現后，可以放在一張小桌子上，這時計算機才真正成為辦公工具。

20世紀80年代后，進入辦公自動化快速發展時期。計算機作為信息檢索和決策等高級管理工具在辦公室得到廣泛應用，形成了由辦公設備、計算機和通信組成的計算機網絡系統。隨著網絡集成技術的發展，其對辦公信息的處理能力有了質的飛躍，辦公自動化成為智能建筑的主要標志。

自20世紀90年代以來，OA系統的光存儲設備、智能辦公機器、語音處理設備和圖形圖像處理設備進入實用階段，成為OA系統的重要組成部分。特別是在1993年9月，克林頓政府正式宣布了“國家信息基礎設施（NII）”計劃，該計劃將辦公系統與其他信息系統結合起來，形成高度自動化、集成和智能的辦公環境。同時，辦公自動化系統在國際貿易企業中得到了推廣和應用。

21世紀，辦公自動化系統已經成為一個包括計算機、通信、視聽識別、數值計算和管理的綜合系統。它以工作流為中心，提供公文流轉、流程審批、文件管理、系統管理、會議管理、車輛管理、新聞發布等功能。這是企業信息化建設的必然要求。OA系統也經歷了從獨立系統到云辦公平臺的轉變。云OA是一種基于互聯網的軟件應用模式，為用戶提供在線OA軟件，避免了本地部署的成本和麻煩，被認為是企業走向標準化管理的助推器。同時，隨著移動通信設備和技術的發展，OA系統開始從Web向移動發展，提高了辦公的便捷性和效率。OA系統的功能也從最初的行政辦公信息服務擴展到組織內部的各種管理活動，成為組織運營信息化的重要組成部分。

文字處理：辦公室的主要任務之一是文字處理，涉及領導、管理人員、專業人員和輔助人員。這包括講話、報告、文件、信件、通知、工作報告和總結。文字處理通常要經歷寫稿、修改、打字、校對、審批等多個流程，耗費大量人力和時間。OA系統實現了各類文件材料的自動處理，包括輸入、編輯、修改、復制、存儲和打印，以及數據的調整和處理。

資料管理：分揀、分類、登記、救人、保密、自動查詢檢索、統計、制表等功能。一般基于關系數據庫、信息管理軟件或通用表格軟件包，因此具有較強的共享性和方便的檢索性。

數據處理：將外部無序的信息通過鍵盤、手寫、語音、掃描等輸入方式轉化為可在系統中傳輸、查詢和存儲的結構化和非結構化數據。系統具有分析和處理信息的能力，并通過集中和分類，將分散和無序的信息轉化為可存儲和查詢的形式。提供關鍵詞檢索、邏輯條件表達式檢索、全文檢索等檢索功能。

電子郵件：電子郵件是辦公自動化系統的核心功能，它為異步協作和信息傳輸提供了工具。它通常用作辦公子系統的統一界面，用戶可以通過自己的郵箱了解要處理的工作。在工作流處理中，系統可以通過電子郵件自動將文件發送給下一個處理者，從而完成整個工作流。

數據倉庫：辦公自動化系統中建立了合理的數據庫，以文件的形式存儲各種辦公事務所需的數據。系統采用直接網絡存儲（NAS）解決方案，貫徹分散存儲、集中管理的原則，減輕服務器訪問壓力。數據倉庫用于根據查詢和決策要求對交易數據進行清理、提取和轉換、重組和綜合分析。數據倉庫的功能決定了辦公自動化系統的使用能力，辦公自動化系統是一個不斷改進的工具，并提供有效的存儲和管理。

安全保障：辦公自動化系統中的數據處理必須具有存儲安全和高保真傳輸功能。為實現這一目標，該系統提供了權限控制、存儲和傳輸加密、電子簽名、數據備份、在線監控和防偽簽名、防病毒和防止非法進入等功能。這些功能可以防止密碼猜測、地址欺騙、TCP端口盜用、業務否決、破壞域名系統和基本計算機系統等不安全因素。

健壯性:OA系統穩定可靠，不會因頻繁使用而導致系統故障。OA系統不受硬件限制，而是通過網絡技術進行優化。

OA系統

開放性:OA系統的操作平臺和軟硬件產品不僅盡可能符合標準，而且不受特定制造商和供應商的限制，使其可以與其他信息處理系統靈活集成，并方便地實現系統的擴展和開發。

剛性:OA系統可以實現對用戶、角色、權限、數據的四維管控。系統的設計邏輯嚴謹，可以根據不同的業務流程定制適合的系統流程，實現高效的辦公自動化。

智能:OA系統可以理解公文內容、識別漢字、處理事故和輔助決策，從而提高企業的工作效率和質量。

集成:OA系統實現了軟件與硬件、網絡產品、人與系統以及單一辦公系統與社會公共信息系統的集成，構建了一個有機的開放系統。

多媒體:OA系統可以快速處理語音、文本、圖像和表格等各種媒體內容，提高企業員工的工作效率。

易用性:OA系統可以提供簡單適用的設備和技術，量身定制的辦公軟件，簡單方便的辦公系統，使工作人員可以順利地從手工操作過渡到計算機操作的辦公系統。

通用型：通用辦公自動化系統（OA系統）是一個綜合管理系統，用于樓宇物業管理系統、電子會計、電子郵件、信息管理、電子會議、文字處理、文檔管理等。這包括樓宇設備管理系統（BMS）、物業管理系統和綜合信息服務系統。其主要功能包括設備操作和維護管理、文檔處理、計費和電子會計管理、公共信息庫和智能卡管理。

定制版：對于專用辦公系統，辦公自動化系統不僅要具備一般辦公自動化系統的功能，還應根據其具體業務需求建立專用辦公自動化系統。例如行政辦公系統、酒店管理系統、圖書管理系統、商務管理系統、銀行管理系統、鐵路管理系統、航空票務管理系統、工業企業管理系統、介紹查詢系統、停車場管理系統等。

交易處理類型：辦公事務處理主要包括日常工作，分為辦公事務處理和行政事務處理。面向事務的辦公自動化系統可以是單機系統，也可以是多機系統，由機構中的辦公室完成基本的辦公和行政事務。單機系統主要依靠人工信息和電信，而多機系統可以使用局域網、程控交換綜合通信網或互聯網連接。這種OA系統通常局限于單機或簡單的小型局域網，用于文字處理、電子表格、數據庫和其他輔助工具的應用。

信息管理類型：信息管理辦公自動化系統是將事務性辦公自動化系統與綜合信息處理緊密結合的綜合辦公信息處理系統。該系統適用于政府機構、商業企業、生產管理、財務管理和人事管理等多個應用領域。通過局域網連接不同類型的主機可以實現內部和遠程通信，具有出色的分析處理能力、資源共享和高可靠性。信息管理系統通過管理信息系統（MIS）實現先進的綜合管理和協同性能，使計算機網絡更有效地服務于特定的業務目標。核心是將事務處理系統與數據庫緊密結合。

決策支持類型：決策支持辦公自動化系統以事務處理和信息管理為基礎，增加了輔助決策功能，主要承擔輔助決策任務。它利用綜合數據庫系統提供的信息，為需要決策的主體構建或選擇決策數字模型，并結合內部和外部條件，由計算機執行決策程序，測試和比較不同的方案，并優化結果，從而實現辦公業務綜合管理的自動化。

辦公自動化系統結合了硬件設備和多樣化的軟件系統，旨在通過網絡連接共享信息資源和提高辦公效率。

主計算機：辦公自動化系統中必須有一臺以上的計算機組成的辦公處理器，它通過局域網發揮控制作用，并為每個工作站提供一個中央數據庫。操作OP的計算機可以是通用計算機，但要支持OA系統的運行，需要解決與局域網的軟件接口問題，還應配備管理OA系統的軟件或辦公基礎軟件和辦公應用軟件。

工作站：工作站是辦公自動化系統中最基本、最常用的設備。通常，具有一定處理能力的工作站可分為五類，即文字處理器、數據和圖像處理工作站、設計工作站、事務處理工作站和聲音工作站。還有一個音樂編輯工作站，具有聲音輸入、存儲、傳輸和檢索功能。這種工作站一般由多功能數字電話、聲音處理器、鍵盤和顯示器組成。

通信設備：辦公自動化系統的通信設備可分為本地通信和遠程通信。本地通信通常依賴于局域網，而遠程通信則使用特殊的通信設備。除了傳統的傳真機和普通電話交換機作為遠程通信設備外，OA系統還采用數字電子交換機和多媒體復用設備。通常，系統配有集成通信網絡、局域網和程控交換機遠程網絡，以支持各種通信功能，如國際直撥電話、傳真、電子郵件、視頻會議等。，并滿足辦公中的各種通信需求。

應用軟件：作為事務處理的核心，應用軟件包括文字處理軟件、電子報表軟件和小型數據庫管理系統。隨著技術的發展，應用軟件分為通用和專用兩類。通用應用軟件支持程序之間的調用和數據共享，應用于電子排版、文檔管理、信息檢索、公共服務和商業服務，如票務和購物。專用軟件是為特定單位和部門開發的辦公應用軟件，如機構的文件處理和會議安排，公司和企業的財務報表和市場分析。

系統軟件：系統軟件負責系統管理。它的主要功能是調度、監控和維護計算機系統，并管理各種獨立的硬件，以便它們能夠協調工作。系統軟件可以細分為個人操作系統和網絡操作系統。

支持軟件：支持軟件負責開發和維護。它也稱為軟件開發環境，其功能主要用于各類軟件的開發和維護。支撐軟件主要包括環境數據庫、各種接口軟件和各種基礎工具，如數據庫管理、文件系統管理、驅動程序管理、用戶認證、編譯器、網絡連接等工具。